Wenn Sie sich für die Zusammenarbeit mit der PVS Westfalen-Nord entschieden haben, senden wir Ihnen gerne Vertragsunterlagen zu.

Sobald Sie uns die ausgefüllten Vertragsunterlagen zurückgesendet haben, erhalten Sie eine E-Mail zur persönlichen Identifikation.

Gemäß dem Geldwäschegesetz (GWG) sind wir dazu verpflichtet, die Identität unserer Kunden zu überprüfen, um sicherzustellen, dass unsere Dienstleistungen nicht für illegale Aktivitäten genutzt werden.

Sobald diese erfolgt ist, richten wir Ihr Konto ein und unsere Zusammenarbeit kann direkt starten.

Weitere Informationen finden Sie auch unter der Frage „Warum besteht eine Identifizierungspflicht und warum muss ich Auskunft zum wirtschaftlich Berechtigten geben?“

Der Patient zahlt den Rechnungsbetrag zunächst auf das Bankkonto der PVS Westfalen-Nord.

Standardmäßig zum Monatsende wird das auf Ihrem PVS-Konto entstandene Guthaben auf Ihr Bankkonto überwiesen. Sie können auch eine wöchentliche Auszahlung oder eine Auszahlung 2 x im Monat (15. und Monatsende) mit uns vereinbaren.

Optional können Sie unseren Service „Honorarvorauszahlung“ nutzen. Nach Versandt der Rechnungen erhalten Sie – abzüglich der PVS-Gebühren – das Honorar direkt ausgezahlt. Hierfür berechnen wir einen zusätzlichen Zins von 0,8 %.

Ja, bitte holen Sie von Ihren Patient:innen eine neue Einwilligung zur Weitergabe der Abrechnungsdaten ein.

Entsprechende Vordrucke können Sie hier runterlagen. Die unterschriebenen Formulare archivieren Sie bitte in Ihren Unterlagen.

Einwilligungserklärung der PVS WN

Damit Sie uns in Zukunft die Abrechnungsdatei richtig übermitteln und wir diese mit allen Daten einlesen können, ist es erforderlich, einige Abstimmungen mit dem Systembetreuer Ihrer Praxissoftware vorzunehmen.

Sobald diese Einstellungen vorgenommen wurden, richten wir Ihren Online Übermittlungszugang PVS dialog für Sie ein. Danach können Sie uns Ihre Abrechnungsdaten über jeden Rechner zusenden, der einen Internetzugang hat. Ihre Daten werden selbstverständlich verschlüsselt zu uns übermittelt.

Einstellungen in der Praxissoftware:

• Ihre von uns zugeteilte Kundennummer sowie Ihr Volume Name werden durch Ihren Systembetreuer in das System eingetragen. Beides teilen wir Ihnen mit, sobald Sie Kunde bei der PVS Westfalen-Nord geworden sind.
• Wir empfehlen die Abrechnung in Ihrer Praxissoftware mit der Kennung „bewertet“ zu versehen und so an uns zu übermitteln. Diese Einrichtung übernimmt ebenfalls Ihr Softwarebetreuer.
• Bitten Sie bei der Einrichtung darum, Ihnen auf Ihrem Rechner den Pfad zu einem Ordner zu legen, in dem die Abrechnungsdateien automatisch nach Erstellung gespeichert werden, denn:
• Es ist für die Datenübermittlung wichtig, dass Ihnen bekannt ist, in welchem Ordner Sie Daten gespeichert haben und wie Sie Daten selektieren können (z. B. nach Betrag, nach Datum oder wie die Rechnungen als „abgerechnet“ markiert werden). Die Erklärung und Einrichtung dieser Funktionen erfolgen durch Ihren Systembetreuer.

Als Kunde haben Sie die Möglichkeit, das Vertragsverhältnis zum Monatsende mit einer Frist von zwei Wochen zu kündigen.

Die PVS kann das Vertragsverhältnis zum Quartalsende kündigen und muss hierfür eine Frist von einem Monat einhalten.

1. Identifizierungspflicht

Nach dem Kreditwesengesetz [KWG] sind wir als privatärztliche Verrechnungsstelle ein „Finanzdienstleistungsinstitut“, d.h. wir unterliegen der Aufsicht durch die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungen [BaFin] und werden von diesen „wie eine Bank“  behandelt. Entsprechend müssen wir neben dem KWG auch die Vorschriften des Geldwäschegesetzes [GwG] beachten.

Für die Kunden hat das zur Folge, dass unsererseits eine „Identifizierungspflicht“ besteht – Sie kennen diese Prozedere sicherlich von anderen Banken. Die Verletzung dieser Pflicht kann für uns empfindliche Strafen zur Folge haben.

Hierfür nutzen wir die Identifikationsmöglichkeiten der Deutschen Post. Es besteht die Möglichkeit sich Vor-Ort in einer Postfiliale aber auch online per Video zu identifizieren. Sobald Sie die Vertragsunterlagen zurückgesendet haben, erhalten Sie einen Link, über den Sie das Postident-Verfahren einleiten können. Ihnen entstehen dadurch keine Kosten.

2. Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten

Aufgrund des Geldwäschegesetzes (GWG) sind wir verpflichtet, wirtschaftlich Berechtigte unserer Kunden sowie „politisch exponierte Personen“ (PEP) abzuklären.

Wer gilt als wirtschaftlich Berechtigter?

Wirtschaftlich berechtigt im Sinne des GWG ist die natürliche Person, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle eine juristische Person, sonstige Gesellschaft oder eine Rechtsgestaltung letztlich steht oder die natürliche Person, auf deren Veranlassung eine Transaktion letztlich durchgeführt oder eine Geschäftsbeziehung letztlich begründet wird.

Bei juristischen Personen (wie z. B. GmbHs) zählt zu den wirtschaftlich Berechtigten jede natürliche Person, die unmittelbar oder mittelbar

• mehr als 25 % der Kapitalanteile hält,
• mehr als 25 % der Stimmrechte kontrolliert oder
• auf vergleichbare Weise Kontrolle ausübt.

Was ist eine Politische exponierte Person?

Politisch exponierte Person im Sinne des GW ist jede Person, die ein hochrangiges wichtiges öffentliches Amt auf intern., europäischer oder nationaler Ebene ausübt oder ausgeübt hat oder ein öffentlliches Amt unterhalb der nat. Ebene, dessen politische Bedeutung vergleichbar ist, ausübt oder ausgeübt hat.

Hiervon umfasst sind insbesondere folgende Personen:

• Staats- und Regierungschefs, Minister, stellv. Minister, Staatssekretäre, Parlamentsmitglieder
• Mitglieder oberster Gerichte oder Justizbehörde
• Botschafter, Geschäftsträger, hochrangige Offiziere der Streitkräfte
• Mitglieder der Leitungs-, Verwaltungs- u. Aufsichtsgremien staatlicher Unternehmen
• Personen mit Funktionen auf Bundesebene, Bundespolitiker, Bundesrichter

Unsere Mitarbeiter stehen für eventuelle Rückfragen Ihren Patienten unterstützend zur Seite.

Ebenso besteht die Möglichkeit über unser Patientenportal die meisten Fragen wie Stand der Rechnung etc. zu klären. Das entlastet Ihre Praxis von entsprechenden Nachfragen und klärt die Situation meist schnell – auch im Sinne Ihrer Patienten. Es besteht die Möglichkeit diese Seite mit Ihrem Logo zu gestalten. Sprechen Sie uns bei Interesse gerne darauf an! 

Falls Sie nicht grundsätzlich die Ratenzahlung ablehnen, können sich Ihre Patienten an die PVS wenden, um eine Ratenzahlung zu vereinbaren.

Die monatliche Rate beträgt mindestens 50,- €, die maximale Laufzeit beträgt 12 Monate ab Rechnungsdatum. Zusätzliche Kosten entstehen dem Patienten dadurch nicht.

Zahlungsziel: 35 Tage

1.  Erinnerung: nach weiteren 14 Tagen
2.  Erinnerung: nach weiteren 14 Tagen
3.  Erste Inkassomahnung: nach weiteren 14 Tagen
4.  Zweite Inkassomahnung: nach weiteren 14 Tagen

Gleicht der Patient nach dem kaufmännischen Mahnverfahren weiterhin die Forderung nicht aus, erhalten Sie eine Kundeninformation vor Mahnbescheid.

Hier empfehlen wir entweder die Streichung der Forderung oder das gerichtliche Mahnverfahren einzuleiten:

• Mahnbescheid: Einleitung gerichtlicher Mahn- und Vollstreckungsmaßnahmen
• Streichung: Streichung, da weitere Maßnahmen in keinem Verhältnis zu den Gerichts- und Rechtsanwaltskosten stehen

Sind Sie mit unserer vorgeschlagenen Maßnahme einverstanden, brauchen Sie nichts zu tun.  Wenn Sie mit unserer vorgeschlagenen Maßnahme nicht einverstanden sind, geben Sie uns innerhalb von 14 Tagen eine entsprechende Nachricht.

Die PVS stellt Ihnen den Online-Service PVS dialog kostenlos zur Verfügung.

Über diesen Online-Service können Sie Ihre Abrechnungsdaten zur PVS sicher und bequem übertragen.

PVS dialog kann noch vieles mehr. Auf unserem YouTube Kanal PVS Dialog – Youtube erfahren Sie, was PVS dialog alles für Sie leistet.

In unserem Serviceportal www.pvs-westfalen.de/serviceportal erhalten Sie viele Antworten rund um das Thema PVS dialog, z. B. „Vergabe von Berechtigungen“ etc.

Kontoauszüge, Rechnungsausgangslisten, Kundeninformation vor Mahnbescheid, etc… erhalten Sie über unseren Online-Service PVS dialog. Die PDF-Dokumente stehen für vier Jahre zum Download bereit.

Berechtigte Nutzer werden per E-Mail benachrichtigt, sobald ein Dokument eingestellt wurde